소액현금 출납장

템플릿 소개

잔액이 한 줄씩 이어지는 장부

시트는 ‘대시보드’ · ‘입력 데이터’ · ‘사용 안내’ 세 장이고, 출납장 본체는 ‘입력 데이터’ 시트입니다. 열은 번호 · 일자 · 전표번호 · 구분 · 적요 · 수령·보충 · 지출 · 잔액 · 증빙 · 사용 부서 · 담당 열한 개입니다. 견본은 2026년 6월 한 달치 10건(2~11행)으로, 전도금 수령으로 시작해 정액 보충으로 끝납니다.

채우는 순서

1. 첫 행(2행)에 전도금 수령을 적습니다. 구분은 전도금, 수령·보충(F열)에 받은 금액을 넣습니다. 견본은 1,000,000원입니다.
2. 돈을 쓴 날 바로 한 줄씩 아래로 쌓습니다. 전표번호는 PC-2606-01처럼 월과 일련번호를 붙여 영수증 묶음 순서와 맞춥니다.
3. 구분(D열)에 계정과목 이름을 적습니다. 견본은 여비교통비 · 소모품비 · 복리후생비 · 통신비 · 업무추진비 · 도서인쇄비 여섯 가지입니다. 대시보드의 구분별 집계가 이 칸을 그대로 세므로 표기를 통일해야 합니다.
4. 지출(G열)에 금액을 넣습니다. 잔액은 손대지 않습니다.
5. 월말에 그달 지출 합계만큼 보충받아 마지막 행에 적습니다.

수식은 이렇게 계산됩니다

• 첫 행 잔액 =F2-G2, 둘째 행부터 =H2+F3-G3. 바로 위 잔액에 받은 돈을 더하고 쓴 돈을 뺀 값이라 한 줄만 채우면 계속 이어집니다.
• 견본은 지출 8건 275,300원을 쓰고 마지막 행에서 275,300원을 보충받아 잔액이 다시 1,000,000원으로 돌아옵니다. 정액전도제(임프레스트)에서는 보충액과 사용액이 항상 같습니다.
• 대시보드 상단은 =SUM(‘입력 데이터’!$G$2:$G$21) 계열이라 지출 열만 봅니다. 견본 기준 8건 · 합계 275,300 · 평균 34,413 · 최대 63,500이 찍힙니다.
• 구분별 집계표의 전도금 줄은 지출 합계가 0입니다. 전도금은 받은 돈이지 쓴 돈이 아니어서 그렇습니다. 오류가 아닙니다.

증빙과 월말 실사

건당 3만 원을 넘는 지출은 세금계산서 · 계산서 · 신용카드 매출전표 · 현금영수증 중 하나를 받아야 비용으로 인정됩니다. 간이영수증은 3만 원 이하에서만 쓸 수 있으므로 증빙(I열)에 무엇을 받았는지 적어 두면 결산 때 되짚을 일이 없습니다. 월말에는 금고 현금을 세어 마지막 잔액과 맞춰 봅니다.

전도금 한도를 정하는 법

한도가 너무 작으면 달마다 보충 결재를 여러 번 올려야 하고, 너무 크면 금고에 현금을 쌓아 두게 됩니다. 최근 석 달 지출 평균의 1.2배 정도가 무난합니다. 견본은 6월 지출이 275,300원인데 한도를 1,000,000원으로 잡았으니 여유가 큰 편이고, 이 정도가 이어지면 한도를 낮추는 편이 관리하기 쉽습니다. 대시보드의 지출 평균(34,413원)과 최대(63,500원)를 함께 보면 건당 지출 규모가 소액현금으로 감당할 수준인지 판단할 수 있습니다. 한 건이 수십만 원을 넘기 시작하면 지출 결의를 거치는 편이 맞습니다.

추이표는 손으로 갱신합니다

‘월별 소액현금 지출(만원)’ 표(3월 41 · 4월 38 · 5월 52 · 6월 28)는 값 넉 줄이 직접 적는 칸이고 합계 159 · 평균 39.75만 수식입니다. 매달 마감할 때 그달 지출 합계를 만원 단위로 옮겨 적으면 됩니다. 담당자가 바뀔 때는 인계 시점 잔액을 두 사람이 함께 세어 확인하고, 미처리 영수증을 먼저 정리한 뒤 인계확인서에 서명해 이 파일과 같이 보관합니다.

이렇게 하면 어긋납니다

• 잔액을 손으로 계산해 넣는 것 — 수식이 끊겨 그 아래 모든 줄의 잔액이 틀어집니다.
• 금고와 장부가 다를 때 잔액을 고쳐 맞추기. 지우지 말고 현금과부족 한 행을 만들어 차액을 적은 뒤 원인을 찾아야 합니다.
• 같은 계정을 소모품비와 사무용품비로 번갈아 적는 것. 집계가 두 줄로 갈립니다.
• 12행 아래 빈 줄에 값만 적는 것. 잔액 수식이 없으므로 마지막 기입행을 복사해 붙여 넣으세요.
• 영수증을 모아 두었다가 월말에 한꺼번에 옮겨 적는 것. 날짜 순서가 흐트러져 잔액이 실제 금고 잔액을 따라가지 못하고, 빠뜨린 건을 찾을 방법도 없어집니다. 쓴 날 바로 한 줄을 채우는 것이 이 장부를 쓰는 유일한 방법입니다.
• 사용 부서와 담당을 비워 두는 것. 부서별로 소액현금이 어디에 쓰이는지 알 수 없게 되고, 영수증에 관해 물어볼 사람도 찾지 못합니다.