발주 관리대장

템플릿 소개

발주부터 입고까지 한 줄로 따라갑니다

시트는 ‘대시보드’ · ‘입력 데이터’ · ‘사용 안내’ 세 장입니다. ‘입력 데이터’ 시트가 대장 본체이고 한 행이 발주 한 건입니다. 열은 번호 · 발주번호 · 발주일 · 거래처 · 품목 · 규격 · 수량 · 단위 · 단가 · 공급가액 · 부가세 · 발주금액 · 납기일 · 입고일 · 입고 수량 · 진행 상태 열여섯 개이고, 견본 9건(2~10행)이 들어 있습니다.

채우는 순서

1. 발주서를 낸 즉시 발주번호(B열)와 발주일(C열)을 적습니다. 견본은 PO-2026-0118처럼 PO · 연도 · 일련번호 형식입니다.
2. 거래처(D열)를 적습니다. 대시보드의 거래처별 집계 기준이라 (주) 표기와 띄어쓰기까지 같아야 한 줄로 묶입니다.
3. 품목 · 규격 · 수량(G열) · 단위 · 단가(I열)를 넣습니다. 금액 세 칸은 자동입니다.
4. 납기일(M열)을 적어 두고, 물건이 들어오면 입고일(N열)과 입고 수량(O열)만 채웁니다. 진행 상태는 손대지 않습니다.

수식은 이렇게 계산됩니다

• 공급가액 =G2*I2 → 부가세 =ROUND(J2*0.1,0) → 발주금액 =J2+K2. 견본 첫 줄(2행)은 120 × 86,000 = 10,320,000원에 부가세 1,032,000원이 붙어 11,352,000원입니다.
• 진행 상태 =IF(N2="","발주",IF(O2>=G2,"입고완료","부분입고")) — 입고일이 비어 있으면 발주, 입고 수량이 발주 수량 이상이면 입고완료, 그보다 적으면 부분입고가 자동으로 찍힙니다. 견본은 입고완료 4건 · 부분입고 2건 · 발주 3건입니다.
• 대시보드 상단은 L열(발주금액)만 봅니다. 견본 기준 9건 · 합계 76,236,600원 · 평균 8,470,733원 · 최대 22,440,000원입니다.
• 거래처별 집계표는 여섯 곳을 갈라 보여 줍니다. (주)성진물산 2건 17,556,000원처럼 업체별 발주 규모가 바로 나옵니다.

부분입고와 면세 품목

견본 5행 알루미늄 프로파일은 240본을 발주해 180본만 들어와 부분입고로 표시됩니다. 이때 잔량을 새 행으로 나누지 마십시오. 같은 발주번호가 두 줄로 갈리면 거래처별 집계와 대금 지급 대조가 어긋납니다. 입고 수량만 갱신하면 잔량이 들어온 날 자동으로 입고완료로 바뀝니다. 도서 · 농수산물 같은 면세 품목은 K열 수식을 지우고 0을 넣으면 발주금액이 공급가액과 같아집니다.

대금 지급까지 이어 갑니다

검수가 끝난 건만 지급 대상으로 올립니다. 세금계산서를 받으면 발주금액(L열)과 계산서 금액이 같은지 먼저 대조하십시오. 부분입고 건은 입고분에 해당하는 금액만 지급하고, 잔량이 들어온 뒤 나머지를 지급합니다. 하도급 거래라면 목적물 수령일부터 60일 이내에 대금을 지급해야 하므로 입고일(N열)이 그 기산점이 됩니다. 입고일을 비워 두면 지급 기한도 계산할 수 없습니다.

추이표는 손으로 갱신합니다

‘월별 발주금액(백만원)’ 표(12월 22 · 1월 15 · 2월 43 · 3월 19)는 값 넉 줄이 직접 적는 칸이고 합계 99 · 평균 24.75만 수식입니다. 달마다 발주금액 합계를 백만원 단위로 옮겨 적으면 됩니다. 발주가 특정 달에 몰리면 자금 계획과 창고 공간에 부담이 가므로, 이 표에서 2월처럼 튀는 달이 보이면 다음 분기에는 미리 나눠 발주할지 검토합니다. 거래처별 집계에서 한 업체 비중이 지나치게 높다면 대체 공급처를 함께 봐 두는 편이 안전합니다.

이렇게 하면 어긋납니다

• 진행 상태에 완료라고 손으로 적는 것 — 수식이 지워져 이후 입고 수량을 고쳐도 바뀌지 않습니다.
• 거래처를 성진물산과 (주)성진물산으로 섞어 적는 것. 집계가 두 줄로 갈립니다.
• 단가에 부가세 포함 금액을 넣는 것. 부가세가 이중으로 붙습니다.
• 취소된 발주를 지우는 것. 발주번호가 비면 이력을 되짚을 수 없으므로 수량을 0으로 두고 남겨 두십시오. 납기일이 지났는데 입고일이 빈 행이 독촉 대상이니 납기일 기준으로 정렬해 두면 찾기 쉽습니다.
• 입고 수량을 검수 전에 미리 적어 두는 것. 진행 상태가 입고완료로 바뀌어 검수에서 걸러야 할 불량이 그대로 지급으로 넘어갑니다. 검수가 끝난 뒤에 적고, 반품분은 입고 수량에서 빼고 비고에 사유를 남기십시오.