회원 관리대장

템플릿 소개

회원 한 사람을 한 줄로, 최소한만 적습니다

학원, 체육시설, 동호회처럼 회원권을 파는 곳에서 가입일과 만료일, 남은 이용권을 관리하는 엑셀 대장입니다. 시트는 대시보드, 입력 데이터, 사용 안내 셋이고 대시보드는 전부 수식입니다. 회원 정보를 다루는 대장이라 어떤 칸을 두지 않았는지가 어떤 칸을 두었는지만큼 중요합니다.

쓰는 차례

1. 입력 데이터 시트 2행부터 채웁니다. 열은 A 회원번호, B 회원명, C 생년월일, D 연락처, E 회원 구분, F 가입일, G 잔여 이용권, H 이용 만료일, I 보유기한(파기 예정일)입니다.
2. 예시는 M-2026-001부터 008까지 여덟 줄입니다. 회원명은 김○○ 형태이고 연락처도 일부를 가려 두었으니 실제 값으로 덮어씁니다.
3. 회원 구분은 정기(12개월)·정기(6개월)·회차권(30회)·체험 네 가지만 씁니다.
4. 이용할 때마다 G열 잔여 이용권을 줄이고, 만료가 가까우면 H열을 보고 안내합니다.

대시보드가 보는 셀

맨 위 네 칸(B7~E7)은 G열 잔여 이용권을 봅니다. =COUNT(‘입력 데이터’!$G$2:$G$21) 로 건수를 세고 합계·평균·최대가 이어지며, 예시 여덟 명의 잔여 합계는 246입니다. 그 아래 회원 구분별 집계는 E열을 조건으로 =COUNTIF(‘입력 데이터’!$E$2:$E$21,$B12) 처럼 글자를 그대로 세기 때문에, 정기(12개월)을 12개월권으로 바꿔 적으면 그 줄은 어느 구분에도 잡히지 않습니다. 회차권을 쓰는 곳이라면 괄호 안 숫자를 바꾸되 B12~B15의 이름과 입력 데이터의 이름을 함께 고쳐야 합니다. 맨 아래 월별 신규 가입 회원 수(B17)는 직접 적는 표입니다.

주민등록번호 칸이 없는 이유

회원 확인에 필요한 것은 동명이인을 가려낼 수 있는 정보이지 고유식별정보가 아닙니다. 그래서 이 대장은 생년월일과 연락처까지만 받도록 열을 짰고 주민등록번호 칸은 두지 않았습니다. 대신 I열에 보유기한(파기 예정일)을 두었습니다. 가입할 때 몇 년 보관하겠다고 동의를 받았다면 그 기간을 그대로 적는 칸입니다. 이 칸이 없으면 탈퇴한 회원의 연락처가 몇 년째 파일에 남아 있어도 아무도 모릅니다. 예시에서는 정기권과 회차권 회원은 이용 만료일에서 2년 뒤, 체험 회원은 6개월 뒤로 적어 두었습니다. 기한이 지난 줄은 지우고, 파기했다는 사실만 별도 파기대장에 남깁니다.

열마다 무엇을 적나

회차권과 정기권을 한 열에 담다 보니 G열은 단위가 섞입니다. 회차권은 남은 횟수, 정기권은 남은 일수로 적기로 정하고 그 규칙을 사용 안내 시트 아래에 한 줄 덧붙여 두십시오. 합계를 보는 열이라기보다 0에 가까워진 줄을 찾아 재등록을 안내하는 데 쓰는 열입니다.

자주 틀리는 곳

• 탈퇴 회원 줄을 그대로 두는 것. 연락처부터 지우고 보유기한이 지나면 줄 전체를 지웁니다.
• 정지 기간을 반영하지 않고 만료일을 그대로 두는 것. 정지한 일수만큼 H열을 미뤄 적습니다.
• G열에 회차권과 정기권을 같은 숫자로 섞어 적는 것. 정기권은 남은 일수로 환산해 적어야 합계가 뜻을 갖습니다.
• 구분 이름을 회원마다 다르게 적는 것. 구분별 집계가 줄마다 갈라집니다.