거래명세서 양식

템플릿 소개

세 시트가 나눠 맡은 일

시트는 ‘견적서’ · ‘거래명세서’ · ‘발행·수금관리’ 세 장입니다. 계약 전 금액을 제시하고(견적서), 납품 건별로 청구하고(거래명세서), 발행한 문서의 입금 상태를 대장으로 관리하는(발행·수금관리) 흐름입니다. 세 시트는 수식으로 이어져 있습니다. 대장의 발행일·청구액은 거래명세서를 참조하고, 거래명세서의 기수금액은 대장의 입금액 합계를 다시 가져옵니다. 그래서 손으로 옮겨 적을 곳이 생각보다 적습니다.

입력 순서

1. ‘견적서’ 5행에 견적번호(견본 QT-2026-0118) · 견적일자(2026-01-18) · 유효기간(30일)을 적고, 7~13행 좌우 블록에 공급자와 공급받는자 정보를 채웁니다.
2. 품목표 19~28행에 품목 · 규격 · 수량(F) · 단가(G)만 넣습니다. 금액(H) · 소계 · 부가세 · 합계는 전부 수식이고, 15행 상단의 합계금액도 =H31로 이어져 있습니다. 27~28행은 수량·단가가 둘 다 있어야 금액이 나오는 조건부 수식입니다.
3. 납품 후 ‘거래명세서’ 9~19행에 거래일자 · 품목 · 수량(D) · 단가(E)를 적습니다. 공급가액 · 세액 · 합계는 행마다 자동입니다.
4. ‘발행·수금관리’ 9~18행에서 문서번호(TX-26-0203 형식)와 거래처만 적고, 입금액(F열)을 실제 입금 기준으로 갱신합니다. 발행일(C열)과 청구액(E열)은 거래명세서를 보는 수식이니 덮어쓰지 마세요.
5. 대장 아래 수금 요약(21~27행)과 분기별 청구 구성(29~33행)은 자동으로 다시 계산됩니다.

수식은 이렇게 계산됩니다

• 견적서 금액 =F19*G19 → 소계 =SUM(H19:H28) → 부가세 =ROUND(H29*0.1,0) → 합계 =H29+H30. 견본값은 소계 33,950,000 · 부가세 3,395,000 · 합계 37,345,000 입니다.
• 거래명세서는 행마다 =ROUND(F9*0.1,0)으로 세액을 반올림해 견적서와 원 단위 차이가 날 수 있습니다. 그 아래 기수금액은 =’발행·수금관리’!F19, 대장 머리글의 견적 합계는 =’견적서’!H31 로 서로를 봅니다.
• 대장 미수금 =E9-N(F9), 상태 =IF(G9<=0,”완납”,IF(N(F9)=0,”미입금”,”부분”)). 수금 요약은 완납 · 부분 · 미입금 이 세 글자를 COUNTIF·SUMIF 로 묶으므로 다른 말을 적으면 어느 줄에도 안 잡힙니다.
• 대장 27행 공급가액 계 =ROUND(D26/1.1,0)은 청구액에 부가세가 포함돼 있다고 전제합니다. 면세 건이 섞이면 이 값이 어긋납니다.
• 분기별 청구 구성은 발행일을 세는 진짜 집계입니다. =COUNTIFS($C$9:$C$18,”>=”&DATE(YEAR(MIN($C$9:$C$18)),1,1),$C$9:$C$18,”<“&DATE(YEAR(MIN($C$9:$C$18)),4,1)) 와 짝이 되는 SUMIFS 를 쓰고, 분기 이름은 TEXT 로 만들어 연도가 자동으로 따라옵니다. 다만 줄이 1분기·2분기 둘뿐이라 7월 이후 발행분은 어느 줄에도 잡히지 않습니다. 34행에 분기가 자동으로 잡힌다는 안내가 붙어 있지만 줄은 직접 늘려야 합니다.

적어 넣는 예

• 견적서 21행(품목 3번) — 바코드 스캐너(산업용) / 대 / 4 / 4,200,000 → 금액 16,800,000 자동.
• 거래명세서 한 줄 — 2026-03-02 / 바코드 스캐너 (산업용) 1차 / 2 / 4,200,000 → 공급가액 8,400,000, 세액 840,000, 합계 9,240,000.
• 대장에서 청구액 9,240,000 에 입금액 5,000,000 을 넣으면 미수금 4,240,000, 상태 ‘부분’으로 바뀌고 수금 요약의 ‘부분’ 줄이 함께 움직입니다.

시트를 망가뜨리는 입력

• 대장 상태 칸에 ‘완납’을 손으로 입력 — 수식이 지워져 수금 요약이 실제 입금과 어긋납니다.
• 대장 입금액 칸의 견본 수식(=E9, =ROUND(E12*0.55,0))을 지우지 않고 그 옆에 메모로 금액을 적는 것. 입금액 칸 자체를 실제 금액으로 덮어써야 합니다.
• 면세 거래에 부가세 행을 그대로 두기 — 10%가 붙습니다. 해당 셀을 0으로 바꾸고 비고에 사유를 적으세요.
• 대장 36~41행의 작성 안내 문구를 지우지 않고 거래처에 그대로 보내는 것.