연장근로 관리대장

템플릿 소개

무엇을 남기는 대장인가

연장근로는 시켰다는 사실보다 언제 누가 몇 시간 했는지가 남아야 합니다. 이 표는 한 건씩 줄을 세워 적고, 같은 주에 같은 사람이 몇 시간을 쌓았는지 수식으로 합산해 한 주 열두 시간 한도를 넘겼는지 표시합니다. 시트는 대시보드, 입력 데이터, 사용 안내 세 장입니다.

입력 데이터 채우는 순서

머리글은 “번호”, “연장 사유 / 대상 업무”, “주차”, “성명”, “근로일”, “연장 구분”, “연장(h)”, “주간 누계(h)”, “한도 점검”, “결재” 열까지 모두 열 개이고, 예시로 열 줄이 채워져 있습니다.

1. 연장 사유는 업무 이름으로 적습니다. 예시에는 “월말 결산 마감 지원”, “물류 시스템 이관 검증”처럼 나중에 봐도 무슨 일이었는지 알 수 있는 이름이 들어 있습니다.
2. 주차는 “6월 1주”처럼 한 가지 형식으로만 씁니다. 이 문자열이 누계 수식의 조건이라 6월1주와 6월 1주를 섞어 쓰면 두 주로 갈라집니다.
3. 연장 구분은 평일 연장·야간 근로·휴일 근로 세 가지로 적습니다. 가산율이 달라서 나누는 것이지, 한도 계산에서는 셋을 합쳐서 봅니다.
4. 연장(h)에 숫자만 넣습니다. 이 열이 대시보드의 건수·합계·평균·최대가 보는 열입니다.

한도 점검이 도는 방식

주간 누계(h)는 =ROUND(SUMIFS($G$2:$G$21,$C$2:$C$21,$C2,$D$2:$D$21,$D2),1)입니다. 주차와 성명이 모두 같은 줄만 더하므로 사람별·주별 누계가 나옵니다. 한도 점검은 그 값이 12를 넘으면 “한도 초과”, 아니면 “한도 이내”로 바뀝니다. 예시에서 박지훈의 6월 3주 세 줄은 5.0+5.0+4.0으로 14가 되어 세 줄 모두 초과로 표시됩니다.

주의할 점이 하나 있습니다. 휴일근로 시간도 이 한도에 함께 들어갑니다. 예시 여섯째 줄의 휴일 근로 8.0을 별도 항목으로 빼 두면 실제로는 한도를 넘겼는데 표에서는 안 보이게 됩니다. 그래서 구분만 나누고 시간은 연장(h) 한 열에 모읍니다.

대시보드에서 보는 것

가운데 표는 “성명별 집계”입니다. 사람마다 건수와 연장(h) 합계·평균, 전체에서 차지하는 비중이 나옵니다. 특정인의 비중이 40%를 넘으면 일이 한 사람에게 몰린 것이므로 배치를 조정할 신호입니다. 아래 “주차별 연장근로 시간” 표는 부서 전체의 주별 추이를 적는 자리이고, 개인별 한도 판단은 입력 데이터의 주간 누계 열이 합니다. 이 둘을 헷갈리지 마십시오.

남겨야 하는 서류

한 주 열두 시간을 넘기려면 근로자 본인의 서면 동의가 있어야 하고, 결재 열에는 그 동의를 확인한 사람을 적습니다. 연장과 야간은 통상임금의 50%, 휴일 여덟 시간 초과분은 100%가 가산되므로 급여 담당에게 넘길 때 구분 열을 그대로 전달합니다. 기록은 3년간 보관하고, 월 마감 뒤에는 고치지 않는 것이 원칙입니다. 고쳐야 한다면 줄을 새로 추가하고 비고 대신 사유를 결재 열에 남기십시오.

사전 신청이 먼저입니다

이 대장은 사후 기록이 아니라 신청 대장으로 쓰는 편이 안전합니다. 일을 시키기 전에 사유와 예상 시간, 종료 시각을 적고 결재를 받은 뒤, 끝나고 실제 시간으로 고치는 순서입니다. 번호 열은 그 신청 순번이므로 중간에 취소된 건도 지우지 말고 연장(h)을 0으로 두고 남기십시오. 번호가 비면 나중에 몇 건이 신청됐는지 셀 수 없습니다.

줄을 늘릴 때

기입 구간은 2행부터 21행까지이고 사용 안내 시트에 “기본 입력 행은 20행입니다.”라고 적혀 있습니다. 주간 누계와 한도 점검 수식은 예시가 든 열 줄에만 들어 있으므로, 줄을 늘릴 때는 마지막 예시 줄을 복사해 붙여 넣어야 두 칸이 따라옵니다. 누계 수식이 보는 범위도 $G$2:$G$21로 고정돼 있으니 줄을 늘렸으면 이 범위를 새 마지막 행까지 넓혀야 합니다. 범위를 그대로 두면 21행 아래에 적은 시간이 누계에서 빠져 한도 초과가 눈에 띄지 않게 됩니다.

보상휴가로 갈음할 때

연장·야간·휴일 근로는 수당 대신 보상휴가로 줄 수 있지만, 이때도 가산율을 반영한 시간만큼 주어야 합니다. 두 시간 연장했다면 세 시간의 휴가가 됩니다. 보상휴가로 처리한 건은 결재 열에 그렇게 적어 두고, 실제 휴가 사용은 연차 관리대장이 아니라 별도 대장에서 관리하는 편이 계산이 섞이지 않습니다.