행사 기획서

템플릿 소개

결재를 받고 예산을 여는 문서입니다

행사 기획서는 아이디어를 자랑하는 문서가 아니라 일시·장소·인원·예산·안전을 확정해 승인받는 문서입니다. 이 서식은 그 순서대로 절을 고정했습니다. 구성은 제목 위 라벨(행사 기획) → 제목 → 회색 한 줄 → 문서정보표 → 번호 절 세 개 → 핵심 지표 표 → 확인 및 승인 표입니다. 프로그램 진행표나 견적서는 이 문서 안에 넣지 말고 별첨으로 붙이는 편이 서식이 덜 흐트러집니다. 본문은 A4 두 장 안쪽에서 끝나도록 여백과 표 높이가 맞춰져 있습니다.

쓰는 차례

1. 문서정보표 네 칸을 채웁니다. 기본값은 행사명 고객 초청 세미나, 일시 · 장소 2026-09-10 14:00 · 코엑스 3층, 주관 부서 브랜드마케팅팀, 기획 번호 EVT-2026-024입니다. 일시와 장소가 확정 전이면 그렇게 적으십시오. 미정을 숨기고 승인을 받으면 나중에 계약 조건이 바뀝니다.
2. 제목 아래 회색 한 줄을 이 행사를 한 문장으로 요약한 문구로 덮어씁니다.
3. 1. 행사 개요와 목표 → 2. 프로그램과 운영 동선 → 3. 예산과 안전 관리 순으로 씁니다.
4. 핵심 지표 표의 숫자 넷을 이번 행사의 목표 값으로 바꿉니다.
5. 확인 및 승인 표(작성 (기획 담당) · 검토 (예산·안전) · 승인 (본부장))는 비운 채 출력해 결재를 받습니다.

세 절에 들어갈 내용

• 1. 행사 개요와 목표 — 일시·장소와 대면/온라인 형식, 주 대상과 초청 규모, 참가비 여부를 적고 행사로 얻으려는 결과를 한 문장으로 못박습니다. 이 한 문장이 없으면 뒤의 예산 항목을 깎을 근거도 없습니다.
• 2. 프로그램과 운영 동선 — 분 단위 진행표와 담당자 배치, 등록·대기·이동 동선의 병목 지점, 우천·정전에 대비한 대체 시나리오를 적습니다. 동선은 등록대 앞과 화장실, 식음 구역에서 막히므로 그 세 곳만이라도 예상 인원을 적어 두면 당일 대응이 달라집니다.
• 3. 예산과 안전 관리 — 항목별 견적과 예비비 비율, 보험 가입과 응급 대응 체계, 인허가·소방 신고 필요 여부를 적습니다. 예비비는 총액의 5~10%로 잡는 것이 보통이고, 실외 행사나 100명 이상 모이는 행사는 신고 대상인지를 기획 단계에서 확인해야 장소 계약 전에 되돌릴 수 있습니다.

핵심 지표 네 칸

핵심 지표 표에는 목표 참가 인원 300명, 사전등록 대비 참석률 70%, 목표 만족도 4.2점, 현장 상담 목표 60건이 들어 있습니다. 윗줄이 숫자, 아랫줄이 라벨인 2행 4열 표입니다. 참석률 70%는 사전등록 인원이 아니라 실제 참석 인원을 정하는 값이라, 300명을 채우려면 사전등록을 430명 받아야 한다는 계산이 여기서 나옵니다. 만족도와 상담 건수는 행사가 끝난 뒤 결과 보고에서 같은 라벨로 다시 쓰이므로, 목표를 정할 때 무엇으로 측정할지(설문 문항, 상담 카드)까지 정해 두는 편이 좋습니다.

끝난 뒤 결과 보고로 다시 쓰기

이 서식은 승인용으로 한 번, 결과 보고용으로 한 번 쓰도록 짜여 있습니다. 행사가 끝나면 파일을 복사해 제목 위 라벨을 행사 결과로 바꾸고, 핵심 지표 표의 목표 값 옆이나 아래에 실제 값을 적으면 목표와 결과가 같은 자리에서 비교됩니다. 참석 인원과 사전등록 대비 비율, 만족도 설문 결과와 현장 의견, 정산 내역과 미집행 예산이 결과 보고에 들어갈 항목입니다. 기획 번호 EVT-2026-024를 그대로 물려 쓰면 기획서·정산서·결과 보고가 한 번호로 묶입니다. 워드 문서라 자동 계산은 없으므로 참석률처럼 나눗셈이 필요한 값은 계산해서 적고, 무엇을 분모로 삼았는지를 옆에 한 줄 남기십시오.

결재 전 점검

• 목표 참가 인원만 크게 잡고 사전등록 목표를 적지 않는 것. 참석률을 곱한 값이 실제 목표입니다.
• 예비비를 0으로 두는 것. 장비 추가와 케이터링 증량은 거의 매번 발생합니다.
• 보험과 응급 대응을 비워 둔 채 장소 계약을 먼저 하는 것.
• 취소·연기 기준을 적지 않는 것. 언제까지 어떤 조건이면 접는지를 1절 끝에 한 줄로 남겨 두십시오.
• 기획 번호를 EVT-2026-024인 채로 두는 것. 정산과 결과 보고가 이 번호로 묶입니다.
• 협력사와 외주 인력의 연락처를 본문에 그대로 적는 것. 운영 연락망은 별첨으로 빼고 행사 뒤에 폐기하십시오.