연차 관리대장

템플릿 소개

연차는 발생·사용·잔여 세 숫자로 관리합니다

연차 분쟁은 대개 몇 일이 생겼는지에서 시작합니다. 이 대장은 사람마다 한 줄을 잡고 발생·이월·사용을 적으면 잔여와 촉진 대상 여부가 수식으로 따라오게 되어 있습니다. 시트는 대시보드, 입력 데이터, 사용 안내 세 장입니다.

발생 연차 일수를 정하는 기준

입사 1년 미만이면 개근한 달마다 하루씩 생기고 최대 11일입니다. 1년 이상이면 15일이 기본이고, 3년 이상 계속 근무하면 최초 1년을 넘긴 근속 연수 2년마다 하루씩 더해 최대 25일까지 올라갑니다. 예시의 2019년 3월 입사자는 7년차라 가산 3일이 붙어 18일, 2022년 1월 입사자는 5년차라 17일로 적혀 있습니다. 이 계산만 맞으면 나머지는 표가 합니다.

열 채우는 법

머리글은 “번호”, “성명 / 소속”, “입사일”, “근속 구분”, “발생 연차(일)”, “이월(일)”, “사용(일)”, “잔여(일)”, “촉진 대상”, “비고”입니다.

1. 근속 구분은 1년 미만·1년 이상·3년 이상·5년 이상 네 가지 중 하나로 적습니다. 이 값이 대시보드 “근속 구분별 집계”의 조건이므로 물결표나 괄호를 넣으면 안 됩니다. 1~2년처럼 물결표를 쓰면 COUNTIF가 이를 특수문자로 읽어 건수가 0으로 나옵니다.
2. 이월(일)에는 전년도에서 넘어온 일수를 적습니다. 이월을 인정할지는 취업규칙에 따르므로, 인정하지 않는 회사라면 이 열을 0으로 두고 씁니다.
3. 사용(일)은 연차 하루를 1, 반차를 0.5로 적습니다. 대시보드의 합계·평균·최대가 이 열을 봅니다.

수식이 든 두 칸

잔여(일)는 =E2+F2-G2입니다. 발생에 이월을 더하고 사용을 뺀 값이라 별도로 계산할 필요가 없습니다. 촉진 대상은 =IF(H2>=5,”촉진 통보 대상”,”해당 없음”)이라 잔여가 5일 이상 남은 사람에게 자동으로 표시가 붙습니다. 예시에서는 여덟 명 중 세 명이 대상으로 나옵니다.

사용 촉진을 놓치지 않으려면

연차 사용 촉진은 순서와 시점을 지켜야 효력이 있습니다. 사용 기간이 끝나기 6개월 전에 남은 일수를 서면으로 알리고 사용 시기를 지정해 달라고 요청해야 합니다. 이 표는 대상자만 골라 줄 뿐 통보를 대신하지 않으므로, 촉진 대상으로 바뀐 줄은 비고에 통보 예정일을 적어 두십시오. 예시 여섯째 줄의 “7월 촉진 통보 예정”이 그 자리입니다.

연말에 하는 일

절차대로 촉진했는데도 쓰지 않은 연차는 수당 지급 의무가 없고, 촉진하지 않았다면 미사용 일수만큼 수당으로 정산합니다. 대시보드의 “사용(일) 합계”와 “근속 구분별 집계”를 보면 어느 구간이 연차를 못 쓰고 있는지 드러납니다. 1년 미만 구간의 평균이 유독 낮다면 제도가 아니라 분위기 문제일 가능성이 큽니다. 이 표는 그 신호를 숫자로 보여 줄 뿐이므로, 원인은 부서장 면담으로 따로 확인해야 합니다.

입사일 기준과 회계연도 기준

연차를 입사일 기준으로 관리하면 사람마다 산정 시점이 달라 이 대장의 기준일을 하나로 잡기 어렵습니다. 회계연도 기준으로 통일한 회사라면 발생 연차를 회계연도 시작일에 한꺼번에 부여하고 입사 첫해만 근무 기간에 비례해 나눠 줍니다. 어느 쪽이든 근로자에게 불리하지 않아야 하므로, 퇴직 시점에 입사일 기준으로 다시 계산해 모자라면 채워 주어야 합니다. 이 표에는 기준 방식을 적는 칸이 없으니 비고 열 첫 줄에 어느 기준인지 적어 두십시오.

줄을 늘릴 때

기입 구간은 2행부터 21행까지이고 사용 안내 시트에 “기본 입력 행은 20행입니다.”라고 적혀 있습니다. 잔여와 촉진 대상 수식은 예시가 든 여덟 줄에만 있으므로, 인원이 더 많으면 마지막 예시 줄을 복사해 아래로 붙여 넣으십시오. 그다음 대시보드 수식 범위를 새 마지막 행까지 넓힙니다. 인원이 스무 명을 크게 넘는 회사라면 부서별로 파일을 나누는 편이 확인이 빠릅니다.

중도 입퇴사자 처리

기중에 입사한 사람은 근속 구분을 1년 미만으로 두고 발생 연차를 개근한 달수만큼 적습니다. 개근하지 못한 달은 그달치 하루가 생기지 않으므로, 결근이 있었던 달은 비고에 적어 두어야 나중에 일수를 다시 셀 때 근거가 됩니다. 예시 일곱째 줄의 2026년 2월 입사자가 4일로 적힌 것이 그 경우입니다. 퇴사자는 줄을 지우지 말고 비고에 퇴사일을 적어 남깁니다. 미사용 연차 수당 정산이 끝나기 전에 줄을 지우면 근거가 사라집니다.