보도자료 배포 계획서

템플릿 소개

보도자료 본문이 아니라 배포 계획입니다

이 문서에는 보도자료 본문을 쓰지 않습니다. 본문은 따로 두고, 여기에는 어디에 · 언제 · 누가 · 그 뒤에 무엇을 할지를 적습니다. 배포는 한 번 나가면 되돌릴 수 없어서 실수 대부분이 계획 단계에서 결정되기 때문입니다. 구성은 제목 위 라벨(보도자료 배포 계획) → 제목 → 회색 한 줄 → 문서정보표 → 번호 절 세 개 → 핵심 지표 표 → 확인 및 승인 표이고, 매체 목록과 자료 파일은 별첨으로 붙입니다.

쓰는 차례

1. 문서정보표 네 칸을 채웁니다. 기본값은 보도자료 제목 서비스 2.0 출시, 희망 보도 일시 2026-06-18 06:00, 엠바고 6월 18일 06:00까지, 언론 담당 커뮤니케이션팀 정하윤입니다. 희망 보도 일시와 엠바고 해제 시각은 같은 값이어야 하고, 발송 시각은 그보다 앞섭니다.
2. 제목 아래 회색 한 줄을 이번 배포의 목적을 담은 한 문장으로 덮어씁니다.
3. 1. 배포 대상과 우선순위 → 2. 배포 일정과 엠바고 → 3. 문의 대응과 후속 조치 순으로 씁니다.
4. 핵심 지표 표의 네 칸을 이번 배포의 값으로 바꿉니다.
5. 확인 및 승인 표(작성 · 검토 (법무) · 승인 (대표))는 비운 채 출력해 결재를 받습니다. 수치나 계약 상대가 들어가는 자료는 법무 검토 칸이 비어 있으면 내보내지 않습니다.

세 절에 들어갈 내용

• 1. 배포 대상과 우선순위 — 매체군(일간·전문지·온라인)과 담당 기자, 단독 제공 여부와 그 조건, 자사 채널과 해외 동시 게시 여부를 적습니다. 단독을 주기로 했다면 나머지 매체에 언제 푸는지를 같은 줄에 적어 두십시오. 이 약속이 어긋나면 다음 배포부터 연락이 끊깁니다.
• 2. 배포 일정과 엠바고 — 발송 시각과 보도 희망 시각을 나눠 적고, 엠바고 문구와 해제 시각을 명시하며, 사전 브리핑·인터뷰 일정을 잡습니다. 엠바고는 상대가 동의해야 성립하는 약속이므로 통보가 아니라 사전 합의로 진행합니다.
• 3. 문의 대응과 후속 조치 — 대변인을 지정하고 예상 질문과 답변을 준비하며, 오보 정정 요청 절차와 기한, 게재 결과 집계와 다음 배포 반영을 적습니다. 배포한 다음 24시간이 실제 업무라 대변인 외에는 답하지 않는다는 원칙을 함께 적어 두는 편이 안전합니다.

핵심 지표 네 칸

핵심 지표 표에는 배포 매체 42곳, 엠바고 해제 06:00, 문의 대응 24시간, 목표 보도 건수 15건이 들어 있습니다. 윗줄이 값, 아랫줄이 라벨인 2행 4열 표입니다. 배포 매체 수와 목표 보도 건수는 다른 값입니다. 42곳에 보내 15건이 실린다는 계획이므로, 결과 보고에서 이 두 값을 그대로 비교하면 이번 배포가 어땠는지가 한 줄로 나옵니다. 엠바고 해제 06:00은 문서정보표의 값과 같아야 하고, 한쪽만 고치면 발송 메일과 문서가 어긋납니다.

발송 직전에 보는 것

4절과 5절에 해당하는 항목은 파일에 인쇄되지 않지만 발송 전에 반드시 확인합니다. 사진·영상의 해상도와 사용 허락 범위, 인용문의 발언자와 확인 여부, 참고 자료와 회사 소개 문단이 배포 자료 구성이고, 수치와 고유명사 표기 재확인, 법무·제휴사 사전 확인, 발송 주소록의 중복과 오탈자가 사전 점검입니다. 인용문은 발언자 본인이 확인한 문장만 내보냅니다. 대표 발언으로 나간 문장이 나중에 부인되는 일이 가장 수습하기 어렵습니다.

표와 서식은 이렇게 동작합니다

워드 문서라 자동 계산은 없습니다. 핵심 지표 표는 윗줄이 값, 아랫줄이 라벨인 2행 4열 구조이고 문서정보표는 1행 4열입니다. 매체 목록은 이 문서에 넣지 말고 별첨 표로 빼는 편이 낫습니다. 매체명 · 담당 기자 · 연락처 · 발송 여부 · 게재 여부 5열이면 배포와 결과 집계를 같은 표로 끝낼 수 있고, 문서 본문은 두 장 안쪽으로 유지됩니다. 결과 보고로 다시 쓸 때는 파일을 복사해 라벨을 배포 결과로 바꾸고 핵심 지표 표의 목표 보도 건수 옆에 실제 건수를 적으면 계획과 결과가 같은 자리에서 비교됩니다.

내보내기 전 점검

• 엠바고 시각을 문서정보표와 본문에서 다르게 적는 것.
• 주소록을 참조가 아닌 수신으로 넣어 기자 주소가 서로에게 노출되는 것.
• 제휴사나 고객사 이름을 사전 동의 없이 넣는 것.
• 대변인을 정하지 않고 배포하는 것. 문의는 배포 30분 안에 들어옵니다.