개인정보 수집·이용 동의서

템플릿 소개

네 가지를 알리지 않으면 동의로 인정되지 않습니다

개인정보를 수집·이용하려면 정보주체에게 네 가지를 알리고 동의를 받아야 합니다. 수집·이용 목적, 수집하는 항목, 보유·이용 기간, 그리고 동의를 거부할 권리가 있다는 사실과 거부에 따른 불이익입니다. 이 양식은 그 네 가지를 세 개의 번호 절에 나눠 담았습니다. A4 한 장이고 라벨과 제목이 모두 개인정보 수집·이용 동의서입니다. 예시는 채용 전형을 기준으로 채워져 있으니 실제 목적에 맞게 바꿔 쓰십시오.

쓰는 차례

1. 제목 아래 네 칸 표(수집·이용 기관·개인정보 보호책임자·문의처·동의서 번호)를 채웁니다. 문의처는 실제로 응답할 수 있는 창구여야 합니다.
2. 1. 수집·이용 목적과 항목 — 목적 한 줄, 필수 항목 한 줄, 선택 항목 한 줄입니다.
3. 2. 보유·이용 기간과 파기 — 기간, 파기 방법과 기한, 법령상 보존 의무의 예외를 적습니다.
4. 3. 동의 거부 권리와 불이익 — 거부할 권리, 필수 항목 미동의 시 결과, 그리고 체크 칸이 들어 있습니다.
5. 맨 아래 표에 정보주체가 성명과 생년월일을 적고 서명합니다.

필수와 선택을 반드시 나눕니다

1. 절에 필수 항목과 선택 항목이 따로 적혀 있는 것이 이 서식의 요점입니다. 필수 항목은 그 목적을 이루는 데 꼭 필요한 최소한이어야 하고, 그 밖의 것은 선택으로 두어야 합니다. 선택 항목에 동의하지 않는다는 이유로 서비스나 전형을 거부할 수 없습니다. 그래서 3. 절의 체크 칸이 필수와 선택으로 나뉘어 있습니다. 하나로 합쳐 전체 동의 한 줄로 만들면, 받아 둔 동의가 나중에 인정되지 않을 수 있습니다.

기간은 사건으로 적습니다

2. 절의 보유·이용 기간이 “동의일부터 채용 종료 후 6개월”처럼 사건을 기준으로 적혀 있습니다. 무기한이나 회사가 정하는 기간이라고 쓰면 기간을 알린 것이 아닙니다. 기간이 지나면 지체 없이 파기해야 하고, 파일에는 5일 이내에 복구할 수 없는 방법으로 파기한다고 적혀 있습니다. 다른 법령에 보존 의무가 있으면 그 기간까지 보관하되, 그 사실도 함께 알려야 합니다.

본문 아래 네 칸 표와 서명란

필수 항목 6개, 선택 항목 3개, 보유 기간 6개월, 파기 기한 5일이 들어 있습니다. 1. 절과 2. 절에서 정한 값을 다시 모은 자리이므로 항목을 늘리거나 줄이면 이 표도 함께 고치십시오. 맨 아래 표 위의 제목은 “확인 및 승인”으로 되어 있는데, 동의서에서는 승인이 아니라 동의이므로 제목을 고쳐 쓰는 편이 자연스럽습니다. 만 14세 미만이면 법정대리인의 동의가 따로 필요하므로 그 경우에는 대리인 서명란을 한 줄 더 답니다.

채용 말고 다른 목적에 쓰려면

예시가 채용 전형으로 채워져 있지만 구조는 그대로 두고 값만 바꾸면 됩니다. 목적이 바뀌면 필수 항목도 함께 바뀝니다. 경품 발송이라면 성명·연락처·주소가 필수이고 생년월일은 대개 필요 없습니다. 상담 접수라면 연락처와 상담 내용이 필수이고 학력이나 경력은 넣을 이유가 없습니다. 목적을 먼저 좁히고 그 목적에 필요한 항목만 남기는 순서로 고치면 필수와 선택이 자연스럽게 갈립니다. 목적이 둘 이상이면 절을 나누고 동의도 따로 받습니다.

동의서를 어디에 보관하나

받아 둔 동의서 자체도 개인정보가 담긴 문서입니다. 종이로 받았다면 잠금장치가 있는 곳에, 전자 파일이라면 접근 권한을 제한한 곳에 보관하고, 2. 절에 적은 보유 기간이 지나면 동의서도 함께 파기합니다. 동의를 받은 사실을 나중에 증명해야 하므로 성명과 서명, 동의 일자가 빠진 채로 접수하지 마십시오. 표 머리의 동의서 번호는 접수 순서대로 붙여 두면 철회 요청이 왔을 때 해당 건을 찾기 쉽습니다.

받고 나서

• 동의서 사본을 정보주체가 요구하면 줍니다. 받아만 두고 돌려주지 않는 경우가 많습니다.
• 제3자 제공이나 처리 위탁이 있으면 이 서식만으로 부족합니다. 제공받는 자와 제공 목적, 제공 항목, 보유 기간을 따로 알리고 별도로 동의를 받아야 합니다.
• 이 양식은 일반적인 형태를 담은 것이고 법률 자문이 아닙니다. 민감정보나 고유식별정보를 다룬다면 실제 사용 전에 검토를 받으십시오.