재직증명서

템플릿 소개

지금 다니고 있다는 사실 하나만 증명합니다

재직증명서는 회사가 발급해 주는 문서입니다. 은행 대출 심사, 비자 신청, 관공서 제출처럼 제3자에게 내는 용도로 쓰이므로 제출처가 요구하는 항목을 먼저 확인하고 그 항목만 채우는 것이 좋습니다. 이 양식은 A4 한 장이고 라벨과 제목이 모두 재직증명서입니다.

쓰는 차례

1. 제목 아래 네 칸 표(증명서 번호·발급일자·발급 목적·발급 부서)를 채웁니다. 기본값은 HR-C-2026-0142, 2026-08-18, 금융기관 제출용, 인사팀입니다. 증명서 번호는 발급 대장의 번호와 같아야 재발급 요청이 왔을 때 찾을 수 있습니다.
2. 1. 인적사항 — 성명, 생년월일, 주소 세 줄입니다.
3. 2. 재직 사항 — 소속과 직위, 재직 기간, 담당 업무 세 줄입니다. 재직 기간의 끝은 “현재까지 재직 중”으로 두는 것이 이 서류의 요점입니다.
4. 3. 발급 목적과 용도 제한 — 목적 한 줄, 다른 용도로 쓸 수 없다는 한 줄, 그리고 “위와 같이 재직하고 있음을 증명합니다”가 들어 있습니다.
5. 맨 아래 표에서 발급 담당과 인사팀장이 확인하고 대표이사 직인을 찍습니다.

주민등록번호는 넣지 않는 편이 낫습니다

1. 인적사항에는 생년월일까지만 들어 있습니다. 주민등록번호는 법령에 근거가 있을 때만 처리할 수 있으므로, 제출처가 명시적으로 요구하지 않는 한 넣지 마십시오. 요구한다면 뒷자리를 가린 형태로 적을 수 있는지 먼저 물어보는 것이 안전합니다. 주소도 제출처가 요구하지 않으면 지워도 됩니다. 증명서는 필요한 사실만 담을수록 좋습니다.

용도 제한 문구를 왜 넣나

3. 절의 “본 증명서는 위 목적 외의 용도로 사용할 수 없습니다”는 형식적인 문장처럼 보이지만, 한 번 발급한 서류가 다른 곳에 돌아다니는 것을 막는 근거가 됩니다. 발급 목적을 은행 대출 심사로 적었다면 그 문구를 그대로 두고, 목적이 여러 개라면 각각 따로 발급하는 편이 낫습니다.

본문 아래 네 칸 표

입사일 2021-04-01, 재직 기간 5년 4개월, 현 직위 대리, 재직 상태 재직 중이 들어 있습니다. 재직 기간은 입사일과 발급일자에서 계산해 나온 값이므로 발급일을 바꾸면 이 칸도 함께 고쳐야 합니다. 제출처가 근속 개월 수를 따로 묻지 않는다면 표를 지워도 됩니다.

제출처마다 요구하는 항목이 다릅니다

표에 없는 항목까지 미리 채워 두면 필요 이상으로 개인정보가 나갑니다. 반대로 근무 시간이나 고용 형태처럼 이 서식에 칸이 없는 항목을 요구받으면 2. 재직 사항에 줄을 하나 더 답니다. 영문 증명서를 요구받았다면 성명과 회사명, 직위를 여권 표기와 같게 맞춰야 제출처에서 되돌아오지 않습니다.

발급을 거절할 수 있는가

계속하여 30일 이상 근무한 사람이 청구하면 사실대로 적어 내주는 것이 원칙입니다. 이때 근로자가 요구한 사항만 적어야 하므로, 묻지 않은 인사 평가나 징계 이력을 함께 적어 보내서는 안 됩니다. 퇴직한 사람의 청구도 퇴직 후 3년까지는 대상입니다.

발급 전 점검

• 직인이 빠진 채로 나가는 것. 대표이사 직인이 없으면 대부분의 제출처가 받지 않습니다.
• 퇴직자에게 이 서식을 주는 것. 그 경우에는 경력증명서를 발급합니다.
• 본인이 아닌 사람이 신청했는데 위임 여부를 확인하지 않고 발급하는 것.