경력증명서

템플릿 소개

지나간 근무 사실을 확정해 주는 서류입니다

경력증명서는 이미 끝났거나 진행된 근무 이력을 회사가 확인해 주는 문서입니다. 이직처의 경력 인정, 경력직 지원, 자격 요건 심사에 쓰이므로 근무 기간과 직위, 담당 업무가 이 서류의 본체입니다. 재직증명서가 지금 다니고 있다는 사실을 증명한다면, 이 서식은 언제부터 언제까지 무슨 일을 했는지를 증명합니다. 퇴직자에게는 이 서식을 발급합니다.

쓰는 차례

1. 제목 아래 네 칸 표(증명서 번호·발급일자·발급 목적·발급 부서)를 채웁니다. 기본값은 HR-C-2026-0155, 2026-08-18, 경력 인정 신청용, 인사팀입니다.
2. 1. 인적사항과 근무 기간 — 성명과 생년월일, 근무 기간, 퇴직 구분 세 줄입니다. 기본값은 2018년 3월 2일부터 2026년 2월 28일까지 7년 11개월입니다.
3. 2. 부서 이동과 승진 이력 — 입사 시 부서와 직위, 중간의 이동과 승진, 담당 업무를 시간순으로 적습니다.
4. 3. 증명 문구와 사용 범위 — 제출처, 사용 범위 제한, 그리고 “위와 같이 근무하였음을 증명합니다”가 들어 있습니다.
5. 맨 아래 표에서 발급 담당과 인사팀장이 확인하고 대표이사 직인을 찍습니다.

근무 기간을 적는 방법

경력 인정은 대개 개월 수로 환산해 계산합니다. 시작일과 종료일을 날짜까지 적고, 그 옆에 환산한 기간을 함께 적어 두면 받는 쪽이 다시 계산하지 않습니다. 휴직 기간이 있다면 제외 여부를 2. 절에 한 줄로 밝히십시오. 밝히지 않으면 나중에 경력 산정이 뒤집힐 수 있습니다. 근무 기간이 여러 번 끊겼다면 각 구간을 따로 적고 합산 개월 수를 마지막에 적습니다.

담당 업무는 직무 기준으로

2. 절의 담당 업무는 부서 이름이 아니라 실제로 한 일로 적어야 경력 인정에 쓰입니다. 파일에는 공정 관리와 품질 검사 표준 수립이 예시로 들어 있습니다. 자격 심사용이라면 심사 기준에 나오는 직무 용어를 그대로 쓰는 편이 유리합니다. 다만 하지 않은 일을 적으면 그때는 증명서가 아니라 허위 문서가 됩니다.

본문 아래 네 칸 표

총 근무 기간 7년 11개월, 최종 직위 차장, 소속 부서 수 2개, 퇴직 구분 자진 퇴사가 들어 있습니다. 퇴직 구분은 제출처가 요구하지 않으면 지워도 됩니다. 해고나 계약 만료 여부가 그대로 드러나는 칸이므로, 발급 전에 본인에게 기재 여부를 확인하는 것이 좋습니다.

경력 산정에서 자주 어긋나는 곳

• 수습 기간을 넣을지 뺄지. 대개 계속근로기간에 포함되지만 심사 기준이 따로 정해 둔 경우가 있으므로, 시작일은 입사일로 적고 판단은 심사하는 쪽에 맡깁니다.
• 휴직 기간. 육아휴직이나 병가로 쉰 기간이 있으면 2. 절에 기간과 사유를 적고 제외 여부를 밝힙니다.
• 직급과 직책의 혼동. 차장은 직급이고 팀장은 직책입니다. 심사 기준이 어느 쪽을 보는지 확인하고 필요하면 둘 다 적습니다.
• 재입사. 끊긴 구간이 있으면 합쳐 적지 말고 구간별로 적은 뒤 합계를 따로 답니다.

사용증명서라서 생기는 제한

이 서류는 근로자가 청구한 사항만 적도록 되어 있습니다. 요청하지 않은 인사 평가나 급여 정보를 덧붙여 보내면 그 자체가 문제가 됩니다. 대상은 계속하여 30일 이상 근무한 사람이고, 퇴직 후 3년 이내의 청구에는 응해야 합니다. 3년이 지나 인사 기록을 이미 파기했다면 발급할 수 없다는 사실을 회신으로 남기는 편이 낫습니다.

발급 전 점검

• 퇴직자 정보를 이미 파기한 뒤에 요청이 오는 것. 보유 기간이 지난 자료로는 발급할 수 없으므로 인사 기록의 보존 기간을 먼저 확인합니다.
• 직인 없이 나가는 것. 경력 인정 심사에서 가장 먼저 반려되는 이유입니다.
• 재발급 시 이전 발급본을 회수하지 않아 서로 다른 내용의 증명서가 두 장 도는 것.