구매 요청서

템플릿 소개

이럴 때 씁니다

현업 부서가 구매·총무 부서에 무엇을 사 달라고 올리는 2쪽짜리 사내 서식입니다. 견적서를 받는 것과는 방향이 반대입니다. 견적서는 파는 쪽이 우리에게 주는 문서이고, 이 문서는 우리 안에서 위로 올라가는 문서입니다. 그래서 결재란과 첨부 서류 점검표, 그리고 구매팀이 채우는 처리란이 붙어 있습니다.

파일에 들어 있는 것

• 머리글 “구매요청 PUR-02 · 검수 완료 후 5년 보존”, 바닥글에 결재 뒤 구매팀으로 보낸다는 안내
• 요청번호 · 요청일자 · 희망 납기일 · 요청 부서 표와 요청 · 팀장 · 예산 담당 · 구매 승인 결재란
• Ⅰ 요청 부서와 담당자 / Ⅱ 요청 구분(□ 표시) / Ⅲ 요청 내용 기재
• 2쪽 — Ⅳ 소요 예산 명세 / Ⅴ 납품 일정 계획 / Ⅵ 첨부 서류 점검표 / Ⅶ 요청자 확인 사항
• 맨 아래 구매팀이 채우는 접수 · 검토 · 발주 결과란(□ 발주 □ 보완 □ 반려)

채우는 순서

1. 맨 위 표의 희망 납기일은 물건을 받아야 하는 날짜입니다. 발주와 납품에 걸리는 기간을 거꾸로 세어 잡으십시오. 문서 맨 아래 안내대로 발주 여부는 요청일로부터 7영업일 이내에 회신됩니다.
2. Ⅰ 요청 부서와 담당자에 요청 부서, 직위 · 성명, 연락처, 그리고 납품 받을 장소를 적습니다. 장소가 비면 입고 뒤에 물건이 어디로 갈지 다시 물어야 합니다.
3. Ⅱ 요청 구분에서 구매 유형(신규 도입 · 추가 구매 · 노후 교체 · 소모품 보충), 계약 방식, 긴급 여부, 자산 등록 대상 여부에 표시합니다. 자산 등록 대상이면 관리번호 부여를 여기서 함께 요청하는 것입니다.
4. Ⅲ 요청 내용 기재 세 줄 — 구매 사유와 용도 / 품목과 규격 / 예산과 거래처. 오른쪽 칸이 넓게 비어 있으니 여기에 품명 · 규격 · 수량 · 단가를 줄을 나눠 적습니다. 칸이 모자라면 별지 매수를 아래 안내란에 적습니다.
5. Ⅳ 소요 예산 명세에는 요청 금액(부가세 포함) · 예산 집행 잔액 · 희망 납기일 · 견적 비교 업체 수가 미리 들어 있습니다. 값을 바꾸고 견적 근거 칸에 견적서 번호나 예산 대장 쪽수를, 집행 예정일 칸에 그 값이 확정되는 날을 적습니다.
6. Ⅴ 납품 일정 계획의 왼쪽 열은 요청 접수 · 견적 검토 · 발주 · 입고·검수 네 단계입니다. 단계마다 예정일과 담당을 적어 두면 납기 역산이 되고, 진행되는 대로 실제일을 채우면 그대로 이력이 됩니다.
7. Ⅵ 첨부 서류 점검표 여섯 줄(견적서 3부 · 품목 사양서 · 예산 집행계획 · 단가 비교표 · 거래처 등록증 · 재고 조회표)을 하나씩 확인하고 □에 표시합니다.
8. Ⅶ 확인 사항 세 줄에 표시하고 서명한 뒤 결재를 올립니다. 맨 아래 처리란은 요청자가 채우지 않습니다.

결재가 멈추는 자리

• Ⅱ 요청 구분의 긴급 여부에 긴급을 표시하고 사유를 비우는 경우. 긴급 처리는 절차를 줄이는 것이므로 사유가 곧 근거입니다.
• Ⅵ 점검표에 해당없음을 표시하고 이유를 적지 않는 경우. 단가 비교표가 해당없음이라면 왜 비교가 필요 없는지 Ⅲ에 적어 두세요.
• 희망 납기일이 결재 소요보다 짧은 경우. 회신에 7영업일이 걸린다는 안내가 문서 안에 있으므로, 그 뒤 발주·납품 기간까지 더해 역산해야 합니다.

여러 부서가 같은 품목을 나눠 올리는 것보다 한 건으로 묶는 편이 단가가 유리합니다. 묶었다면 Ⅲ의 첫 줄에 사용 부서를 모두 적으세요.

흔한 실수

• 규격을 제조사 표기 그대로 적지 않는 것. 같은 이름의 다른 모델이 들어와 반품하는 일이 가장 많습니다. Ⅶ의 첫 번째 확인 항목이 바로 이 문제를 겨냥한 줄입니다.
• 예산 계정과목과 집행 잔액을 비우는 것. 잔액이 없으면 결재가 멈추는 것이 아니라 되돌아옵니다.
• 견적을 한 곳만 받고 단가 비교표를 빼는 것. 수의계약이라면 Ⅱ의 계약 방식에 표시하고 그 사유와 근거 규정을 Ⅲ의 세 번째 줄에 적어야 합니다.
• 자산 등록 대상인데 Ⅱ에서 비대상으로 표시하는 것. 입고 뒤에 다시 하려면 자산 실사까지 기다려야 합니다.