구매 실적 보고

템플릿 소개

이럴 때 씁니다

구매 부서가 한 해 동안 무엇을 얼마에 샀는지 경영진에 보고하는 덱입니다. 발주 규모에서 단가로, 다시 납기와 품질로 이어져 금액과 품질을 같이 보게 되어 있습니다. 구매 보고가 금액만 남으면 다음 해에 더 싼 곳으로 바꾸라는 지시로 끝나기 때문에, 이 구성은 납기와 검사 결과를 같은 무게로 놓습니다. 배경이 어두운 테마로 만들어졌다면 흑백 인쇄용으로는 배경을 흰색으로, 글자를 어두운 색으로 바꾼 뒤 따로 저장하는 편이 낫습니다.

구성을 읽는 법

표지와 목차로 시작해 본문 섹션을 간지 한 장과 내용 한 장씩 쌓고, 비교 슬라이드와 핵심 지표, 추이 분석, 마무리로 닫습니다. 2장 목차에 적힌 줄이 곧 이 파일의 구성입니다. 마지막 세 줄이 비교와 핵심 지표와 추이 분석이고 그 앞의 줄들이 본문 섹션이므로, 목차만 보면 이 파일이 본문을 몇 쌍 갖고 있는지 알 수 있습니다. 협력사 현황이나 단일 소싱 리스크를 따로 다뤄야 하면 간지와 본문을 한 쌍으로 복제해 붙이고 목차에 줄을 추가합니다.

본문에 무엇을 넣나

본문 섹션은 이 순서로 준비되어 있습니다.

1. 구매 실적 총괄 — 총 발주액과 발주 건수, 품목군 비중을 적습니다. 기본값은 “총 발주액 ₩412억”과 “발주 건수 2,840건”입니다. 건수를 같이 적어야 평균 발주 규모가 보이고, 소액 발주가 몇 건인지도 여기서 드러납니다.
2. 단가와 절감 — 같은 물건을 작년보다 싸게 샀는지를 답하는 장입니다. 품목이 바뀌었으면 단가 비교가 성립하지 않으므로 비교 가능한 품목만 골라 적고, 어떤 기준으로 골랐는지 한 줄로 밝힙니다.
3. 납기와 품질 — 준수율과 검사 불합격 건수, 지연 배상 청구를 적습니다. 싸게 산 대가가 여기서 드러납니다.
4. 협력사 현황 — 등록 수와 등급 분포, 신규 등록과 해지를 적습니다.
5. 구매 리스크 — 단일 소싱 품목과 환율 노출, 대체 공급처 확보 계획을 적습니다.

표지와 마무리부터 손봅니다

표지에는 사이트 분류를 적은 영문 라벨과 템플릿 설명 한 줄이 들어 있어 “도형과 색상을 자유롭게 바꿀 수 있습니다”가 남아 있고, 발표자와 소속을 적는 예시 줄도 함께 있습니다. 보고 기간과 회의 이름으로 바꿉니다. 마무리 장의 “싸게 사는 것만이 구매가 아닙니다”는 이 보고가 하려는 말을 한 줄로 요약한 문구입니다. 원가 절감이 최우선 지시로 내려온 자리라면 이 문구가 오히려 논점을 만들 수 있으니 다음 해 중점 과제로 바꿔 두는 방법도 있습니다.

숫자 두 장 고치는 법

핵심 지표 장의 카드 넷은 “연간 발주액” ₩412억, “납기 준수율” 94.2%, “경쟁 입찰 비중” 71%, “등록 협력사” 186입니다. 발주액은 구매 실적 총괄 본문에도 있으므로 함께 고칩니다. 추이 분석 장의 막대는 1분기 88, 2분기 104, 3분기 96, 4분기 124로 분기별 발주액 흐름을 그린 자리입니다. 4분기에 발주가 몰리는 모양이 기본값인데, 이월 예산을 연말에 몰아 쓰는 회사라면 그 모양 자체가 설명해야 할 안건이 됩니다.

보고 뒤에 남는 것

구매 실적 보고는 숫자를 알리는 자리이면서 다음 해 구매 방침을 정하는 자리이기도 합니다. 경쟁 입찰 비중을 더 올릴지, 단일 소싱을 몇 건까지 줄일지 같은 결정이 이 보고를 근거로 내려집니다. 그래서 본문에는 실적만 적고, 어떻게 하자는 제안은 마무리 앞에 한 장을 더 만들어 따로 적는 편이 깔끔합니다. 제안을 실적 사이에 섞어 두면 어디까지가 사실이고 어디부터가 의견인지 구분되지 않습니다.

흔한 실수

• 단가 하락을 절감액으로 바꿔 적으면서 물량 증가를 빼놓는 것. 물량이 늘어 총액이 커지면 단가가 내려도 지출은 늘어납니다.
• 비교 슬라이드를 계약 방식 홍보로 쓰는 것. 왼쪽 수의계약 칸에 적힌 “발주까지 걸리는 시간은 짧음”처럼 장점도 남겨야 급한 발주 건을 설명할 수 있습니다.
• 협력사 수만 적고 등급 분포를 빼는 것. 등록된 곳 중 몇 곳이 실제로 발주를 받았는지가 실적 보고의 핵심입니다.
• 단일 소싱 품목을 리스크 항목에서 빼는 것. 공급이 끊겼을 때 가장 먼저 나오는 질문입니다.
• 납기 준수율의 기준을 밝히지 않는 것. 요청 납기인지 확정 납기인지에 따라 같은 실적이 94%도 되고 78%도 됩니다.