경비 지출 결의서

템플릿 소개

돈을 쓰기 전에 결재를 받는 서식입니다

경비 지출 결의서는 지출의 근거와 금액, 지급처를 적어 결재선을 통과시키고 회계 부서에 넘기는 문서입니다. 한 건을 한 장으로 올리는 신청 서식이라 빈 칸이 주인공입니다. 표제 위에 “[회계 서식 제3호]”, 머리말에 “지출결의 ACC-03 · 증빙과 함께 5년 보존”이 찍혀 있고 두 쪽으로 나뉩니다. 첫 쪽은 결재란과 요청자 정보, 지출 내역 기재까지, 둘째 쪽은 금액 명세부터 증빙 점검표와 회계 처리란까지입니다. 건별로 쌓아 관리할 목적이라면 같은 이름의 엑셀 대장을 쓰는 편이 낫습니다.

쓰는 차례

1. 맨 위 네 칸 표(결의번호 · 결의일자 · 지급 예정일 · 요청 부서)와 그 아래 결재란(기안 · 부서장 · 회계 검토 · 지급 승인)입니다. 결재란은 비운 채 인쇄해 서명을 받습니다.
2. Ⅰ. 지출 요청자에 소속 부서, 직위 · 성명, 연락처 · 내선, 그리고 예산 계정과목을 적습니다. 계정과목 칸이 비면 회계에서 되돌아옵니다.
3. Ⅱ. 지출 구분에서 지출 유형(물품 구매 · 용역 대가 · 일반 경비), 증빙 종류, 지급 방법, 예산 구분에 표시합니다.
4. Ⅲ. 지출 내역 기재의 세 행 — 지출 목적과 사유, 지출 내역과 금액, 지급처와 지급 방법 — 의 오른쪽 넓은 칸에 서술합니다.
5. Ⅳ. 지급 금액 명세에 공급가액 · 부가가치세 · 지급 총액 · 지급 예정일을 적고, 산출 내역 칸에 계산 근거를 남깁니다.
6. Ⅴ. 월별 예산 집행 현황에 예산액 · 집행액 · 집행률 · 잔액을 채웁니다.
7. Ⅵ. 증빙 서류 점검표에서 붙인 증빙에 표시하고, Ⅶ에서 요청자가 서명합니다.

Ⅳ 금액 명세를 채울 때

표에는 공급가액 1,690,000원, 부가가치세 169,000원, 지급 총액 1,859,000원, 지급 예정일 2026-08-25이 예시로 들어 있습니다. 열은 금액 항목 · 금 액 · 산출 내역 · 확인일 · 확인 다섯 개이고, 금액 오른쪽 두 칸은 비어 있습니다. 공급가액에 10퍼센트를 더한 값이 지급 총액이 되도록 넣어 둔 예시이고, 워드 문서라 자동 계산은 없으므로 세 숫자가 서로 맞는지 직접 확인해야 합니다. 총액만 알고 있다면 총액을 1.1로 나눈 값이 공급가액입니다. 면세 거래이거나 간이과세자와 거래한 경우에는 부가가치세 줄을 0으로 두고 그 사유를 Ⅲ의 두 번째 행에 적으십시오.

Ⅴ 월별 집행 현황은 예산 잔액의 근거입니다

집행 월 열에 6월부터 9월까지 네 줄이 들어 있고 예산액 · 집행액 · 집행률(%) · 잔액이 비어 있습니다. 이번 건을 반영한 뒤의 잔액까지 적어 두면 결재선에서 되묻지 않습니다. 해가 바뀌거나 분기로 관리한다면 왼쪽 열의 월 이름을 그대로 바꿔 쓰면 됩니다. 집행률은 집행액을 예산액으로 나눈 값이며 자동으로 계산되지 않습니다.

증빙 점검표가 이 서식의 핵심입니다

Ⅵ에는 세금계산서, 카드 매출전표, 거래명세서, 견적서, 계약서 사본, 통장 사본 여섯 줄이 미리 들어 있습니다. 앞의 셋은 세법에서 말하는 적격 증빙이고, 3만 원을 넘는 거래에서 적격 증빙이 없으면 가산세 문제가 생길 수 있습니다. 해당 없는 줄은 “해당없음”에 표시해 남겨 두는 편이 낫습니다. 지웠다가 나중에 왜 빠졌는지 되묻는 일이 생깁니다. Ⅶ의 두 번째 체크 항목이 증빙 원본 보관 확약이므로, 사본을 붙였다면 원본이 어디 있는지 Ⅲ에 한 줄 적어 두십시오.

증빙 여섯 줄은 서로를 대체하지 않습니다

Ⅵ의 목록은 골라 쓰는 것이 아니라 순서가 있는 서류입니다. 견적서로 금액을 정하고, 거래명세서로 실제로 무엇이 들어왔는지 확인하고, 세금계산서나 카드 매출전표로 지급 근거를 남깁니다. 세 장의 금액이 다르면 그 차이를 Ⅲ에 설명해야 회계에서 되묻지 않습니다. 계약서 사본은 계속 거래라면 처음 한 번만 붙이고 이후에는 계약 번호만 적는 회사가 많으니 사내 규정을 확인하십시오.

회계로 넘어간 뒤

마지막 표는 요청자가 쓰지 않는 칸입니다. 전표번호와 기표일, 회계 검토 의견, 그리고 지급 · 보완 · 반려 표시를 회계팀이 채우고, 그 아래 안내대로 결의일로부터 7영업일 이내에 회신합니다. 반려를 줄이려면 금액 구간별 결재선을 사내 규정에서 먼저 확인하고, 예산 계정과 잔액을 Ⅰ과 Ⅴ에 함께 적어 두십시오.